强哥论项目管理系列文章总共两篇、第一篇为《治大国如烹小鲜》、第二篇为《项目管理十大TION法》。
本周分享第一篇《治大国如烹小鲜》的上部分内容。
实 验 简 介
本实验主要为大家聊一聊强哥在项目管理方面的一些经验和认知。此处两篇文章均为强哥十年前所写,所以对今天的很多管理仅供参考,并非权威。
实 验 目 的
(1)了解强哥对项目管理的一些认知。
(2)项目管理十大TION法(心法)。
实 验 流 程
关键字:项目,项目管理,PDCA,请客吃饭。
首先请允许我引用一个生活中随处可见的例子来作为本文的引子:
一天中午,丈夫在外给家里打电话:“亲爱的老婆,晚上我想带几个同事回家吃饭可以吗?”妻子:“当然可以,来几个人,几点来,想吃什么菜?” 丈夫:“5个人,我们6点左右回来,准备些酒 烤鸭 番茄炒蛋 凉菜 蛋花汤……,你看可以吗? 妻子:“没问题,我会准备好的,” 妻子记录下需要做的菜单,具体要准备的菜:啤酒 番茄 鸡蛋 作油……,发现需要:1只鸭,5瓶酒,4个番茄,……,炒蛋需要6个鸡蛋,蛋花汤需要4个鸡蛋。打开冰箱一看,只剩下3瓶酒2个鸡蛋了,还要买1只鸭,2瓶酒,4个番茄,8个鸡蛋……共需要100元钱。 妻子想好了今天的日程安排:2点钟买完菜,3点钟收拾好屋子,6点钟饭菜上桌,一个人忙不过来,便把婆婆叫上一起做饭。然后打电话给丈夫:“老公,今天可能要花100块钱,行不行啊?” 丈夫:行,没问题,你上公共钱包里拿就行了。 于是妻子到菜市场把要买的东西买好了,一看表,正好3点。 回到家中,收拾好屋子,准备洗菜 切菜 炒菜…… 妻子发现用微波炉自己做烤鸭可能就来不及,于是决定在楼下的餐厅里买现成的。 下午4点,电话铃又响:“妈妈,晚上几个同学想来家里吃饭,你帮准备一下。” “好的,儿子,你们想吃什么,爸爸晚上也有客人,你愿意和他们一起吃吗?” “哦,那算了吧,我们不和大人吃,那我明天叫他们过来玩儿吧。” “好的,那你自己也早点回家吃饭” 下午5:30,丈夫打来电话,问:“老婆,我们已经在路上了,6点钟能不能准时开饭啊?” 妻子:“没问题,你们回来就是了,路上小心。” 6点钟饭菜上桌,丈夫也带着客人回家来了,大家很高兴地吃着,直夸妻子作的菜好吃。 送走了所有客人,疲惫的妻子坐在沙发上对丈夫说:“亲爱的,现在咱们家请客的频率非常高,应该要买些厨房用品了,最好能再雇个小保姆。” 丈夫:“家里你做主,需要什么你就去办吧。对了,今天一共花了多少钱?” 妻子:“还好,只花了80块钱,而且我今天又多学了一招做菜的方法呢”。
以上是一个生活中谁都可能会遇到的事情:请客吃饭,谁都不会觉得陌生。项目管理也是一样,虽然可能看上去很复杂,很麻烦,但是真正分解开以后,它也会像请客吃饭一样简单。
之所以要用这样一个例子作为引子,原因也就在此。
项目管理涉及的范围大到阿波罗登月计划,修筑万里长城,小到请客吃饭,朋友野餐等,无一不可作为项目管理来对待。
由此也就引出了本文的主题:治大国如烹小鲜。
有人也许会觉得不解,治理一个泱泱大国,怎么能把它比做是烹饪一碟小菜呢?咋一听,觉得像是城门楼对火车头,毫不搭调,不过我们不妨从项目管理的概念,特点,阶段等方面来把握它们的相似性:
一、项目管理的概念:
项目管理是为提供某项独特的产品、服务或成果所做的临时性的努力。
二、项目管理特点:
1.提供某项独特的产品或服务
修筑万里长城(治理大国),它提供了“长城”这项独特的产品(世界8大奇迹之一);而请客吃饭,也同样提供了“饭菜”这项独特的产品,更提供了“增加友情”这项特别的服务。所以从这方面来讲,治大国与烹小鲜系出同门。
2.临时性的努力
修筑长城不可能是一个长期的过程,肯定会有修完的一天。同样,请客吃饭也不可能是一个长期的过程。从这方面来讲,治大国与烹小鲜并无差别。
或许你会觉得这样的推理太过牵强,那么我们接着从项目管理的整个过程来比较一下治大国与烹小鲜。
三、项目管理的阶段
1.项目启动:
修筑长城:当始皇下达修筑长城这个命令以后,可视为项目启动。
请客吃饭:当丈夫打电话告诉妻子晚上要带朋友回家吃饭后,可视为项目启动。
2.项目计划:
修筑长城:怎么修,在哪里修,要多少人来修,要花多少钱等均为项目计划。
请客吃饭:吃什么,在哪里吃,多少时间能做好,要花多少钱买菜等均为项目计划。
3.项目实施:
修筑长城:工人们在监工的督导下完成长城的修建。
请客吃饭:妻子买菜,收拾屋子,做菜,做饭直到饭菜上桌。
4.项目交付:
修筑长城:工程总督导报告给始皇说长城已经修建完毕,始皇亲自检查并正式宣布长城修建完毕。
请客吃饭:客人们吃到妻子做的香甜可口的饭菜,直夸好吃好吃。
5.项目收尾:
修筑长城:工程总督导将修筑长城过程中所花的银两,死伤人数,所用石料等汇报,并做出结算。
请客吃饭:妻子得出的最终结果是只花了80块钱。
种种迹象表明,从项目管理的角度看,修筑长城与请客吃饭如出一辙,我们都可以通过项目管理的方法论去管理这两件看似风马牛不相及的事情。而这也恰好印证了项目管理的另一特点:包罗万象。
我们随便想像一种情形,或许他都可以用项目管理的理论来解释:
一次聚会,一次春游,一次茶话会,一次烛光晚餐,开发一个软件,发布一个新版本,三峡工程,神州6号飞船……
通过以上的引子,我们已经对项目管理有了一个大体的了解,但是或许从请客吃饭这件事中我们可能忽略了一件事,那就是并非妻子一个人在做所有的事情,从打电话,计划菜品,预算,买菜,做菜,上菜等,这过程中其实有婆婆的参与,这其实强调一个项目管理中最重要的一件事:人,多少人?
“一个和尚挑水喝,两个和尚抬水喝,三个和尚没水喝……”这一千古民谣很好地简述了项目管理的最为重要的一项:人。
任何项目管理都是以人这种资源为基础的,而且都是由多人去完成的。动物完成的事情我们不能叫项目管理,一个人能完成的事情同样也不能叫项目管理。两个人呢,如果两个人或两人以上去完成同样的事情,那么这就得有项目管理。
那么如何规划使用好“人”这种资源对项目的成败起着至关重要的作用。所以回到“请客吃饭”上来,我们能看出两个问题:
只有妻子把婆婆叫上一起做饭,才是真正意义上的项目管理。
未必每个妻子都能做出好吃的来,只有做出好吃的来了,项目才算成功了。
“治大国如烹小鲜”,这句话很好的囊括了项目管理的精髓。同时也提出了一个具有挑战性的话题:如何才能做到治大国像烹小鲜一样简单呢?
这其实是一个对项目经理的最大的挑战,也是每个人值得深思的问题。
就拿请客吃饭来说,这一切看似简单,平坦,但是这都是建立在妻子与婆婆能都熟练地做出香甜可口的饭菜的前提下。如果她们不知道怎么做烤鸭,那结果又将会是怎样的情形呢?我们可以大胆地想像一下以下的结果:
当丈夫提出要回来吃饭的时候,妻子一口回绝,因为她不会做这些菜 (失去一个项目)。
妻子接受丈夫的需求,心里没底但还是答应了,为了拉个项目来做(项目失败的伏笔)。
妻子现学现用,虽然饭菜做好了,但是却不好吃(失去丈夫的信任)。
妻子可能要花3个小时去学做烤鸭(6点钟不能准时开饭)。
……………………
一旦一个项目在没有充足资源的情况下,失败将是最有可能的结果,除非天下掉烤鸭。
天上会掉烤鸭吗?不会,那就意味着一定会失败吗?那到也未必,这就要求项目经理具有全盘策划,扭转残局的能力。
基于妻子及婆婆都不会做烤鸭及番茄炒蛋这一事实,我们可以试图通过这些方法去达到成功的目的:
告诉丈夫不会做烤鸭这一事实,询问是否可以改为别的菜(与客户沟通)。
妻子上邻居家现学做烤鸭(现学现用,现场指导)。
上网上找菜谱,然后一步一步告诉婆婆怎么做烤鸭(将复杂工作简单化)。
在丈夫5:30分打电话回来问的时候告诉丈夫,可能饭菜要6:30才能准备好(提前与客户交涉,让客户有个准备期)。
如文中所提到的,去楼下的餐厅买。这是最简单、快捷的方法。
……………………
没有哪一个项目注定会失败,同样也没有哪一个项目注定会成功。
其实成功与失败的标准又是什么呢?拿请客吃饭来说,可能丈夫的要求很简单:只要我的朋友玩儿得高兴就行。那么很好,客户的需求简单明了:“玩儿得高兴就行”,不管你用什么方法,不管你做出什么东西,只要大家玩儿得高兴就行。
但是如果以下情况发生了,他们能玩儿得高兴吗?
当大家都酒足饭饱后,感觉正好的时候,忽然天公不作美:下雨了,估计这会儿大家兴致全无。
或许大家在饭桌上谈笑风生的时候,忽然一个人晕倒,这会儿大家能高兴得起来吗?
或许你为朋友们既提供了可口的晚餐,又提供了舒适的环境,你认为大家应该很高兴才对,但是大家真的就会很高兴吗,那可不一定。
………………………
诸如此类,我们可以发现制约项目成败的一些因素:
环境是多变的(天要下雨)。
人的不确定性(娘要嫁人)。
时间的限制(生命诚可贵)。
预期,成功的标准,隐藏在客户心中,不得而知(客户价更高)。
所以任何一个项目,任何一个好的项目计划,我们必须得把这些不确定的因素考虑在内,由此形成风险分析,风险规避,并最终促成一个预警方案。
这些都是不确定性因素所造成,这些风险的避免是建立在项目经验的基础之上,所以每当我们完成一个项目的时候,总结该项目的成败得失,遇到的问题,获得的进步,产生的意外等就显得格外重要。
我们不能完全避免风险(就像著名的混沌学原理一样,北京的蝴蝶煽了一下翅膀,一个月后纽约发生了暴风一样),但是我们却可以让风险尽可能不发生(掐死那只蝴蝶,或许不太可行,但有过第一次的暴风以后,第二次就知道这种蝴蝶肯定不干什么好事儿),原理就这么简单。
下周分享:《治大国如烹小鲜》的下部分内容。